飯能ゴルフクラブ（埼玉県）では2024年12月に開催された理事会にて、従来から行われて来た会員の退会手続きについて、その内容を改定しました。
これ迄は、会員の退会書類と入会希望者の書類、これら全て一式をクラブへ提出し、提出後の理事会にて入会希望者の入会が承認される事で、会員の退会が認められてきました。この手続きにより会員は次年度の年会費請求がクラブより来なくなると共に、かつて入会時に名義書換料とは別にクラブへ支払った入会預託金も返還されていました。
しかしながらこの従来からの手続きですと、少なからず弊害も伴っていたのです。それは入会希望者が、理事会での入会承認を、得られない場合がある事です。新規入会希望者の入会承認を得られるのを大前提に、退会希望会員の退会が認められていましたので、不承認の場合、退会希望会員は退会出来ず宙に浮いてしまっていました。
退会手続きが中断してしまった会員が受ける迷惑と言えば、❶年会費がクラブより引き続き退会希望会員へ請求される ❷退会会員へ返還されるべき入会預託金返還手続きが保留状態になる、などが上げられます。
この弊害を取り除く為にクラブでは、入退会一式の書類がクラブへ提出された時点で、退会希望会員の退会を認めることにしたのです。新規入会希望者の入会が、承認されずともです。故に退会会員へ年会費の請求も発生しませんし、入会預託金も手続き手順を踏んで返還されることになったのです。
当該クラブでは、入会手続き時の弊害を少しでも緩和する為に、入会希望者へは会員権購入前の事前審査を推奨しています。事前審査で入会承認を得られた方へ、退会希望会員の会員権が渡るのであれば、退会を希望する会員も滞り無く、クラブとの残りの手続きを進められます。
なおこの度の改定は、当該クラブに於ける実際の退会手続きに関してですが、退会希望会員が入会希望者へ自らの会員権を譲ると言う事は、当然会員権業者などを通じ会員権代金の精算が済んでいるのが一般的です。